Hướng dẫn sử dụng

Bắt đầu: đăng nhập, menu, công ty, năm

Mở phần mềm, đăng nhập

• Trên máy cài phần mềm: nhấp đúp chay.bat, trình duyệt tự mở http://127.0.0.1:8000. Cửa sổ màu đen là phần mềm đang chạy: đóng nó là tắt phần mềm.
• Máy khác, điện thoại trong công ty: trên máy cài phần mềm chạy chay_lan.bat, rồi mở địa chỉ hiện trên cửa sổ đen (dạng http://192.168.x.x:8000).
• Đăng nhập bằng tên đăng nhập, mật khẩu. Chưa có tài khoản: bấm Đăng ký tài khoản ở trang đăng nhập, chờ quản trị duyệt.
• Quên mật khẩu: nhờ quản trị đặt mật khẩu tạm. Quản trị quên mật khẩu: trên máy cài phần mềm nhấp đúp dat_mat_khau.bat.
• Gõ sai mật khẩu 5 lần trong 15 phút thì tên đăng nhập bị tạm khóa 15 phút (quản trị mở khóa sớm được).

Thanh trên cùng

• Công ty, Năm: đổi công ty, năm tài chính đang làm việc. Nhãn bên cạnh là chế độ kế toán của năm (TT133 hoặc TT99) và ngày đã khóa sổ.
• Nút ? (hoặc phím F1): mở hướng dẫn này, đúng phần của màn hình đang làm, ở một thẻ riêng nên số đang nhập không mất. Phím ?: bảng phím tắt.
• Ô tên viết tắt: đổi mật khẩu. Đăng xuất.

Menu bên trái

• Menu chỉ hiện tên các phân hệ: Tổng quan, Trợ lý, Tiền và ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tài sản, Lương, Giá thành, Tổng hợp, Hóa đơn điện tử, Thuế, Báo cáo, Quản trị, Danh mục, Tiện ích, Hệ thống.
• Mỗi phân hệ gồm chứng từ, nghiệp vụ và báo cáo, sổ của phân hệ đó (ví dụ Tiền và ngân hàng có sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi; Bán hàng có sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu), nên ẩn phân hệ nào với một người dùng thì báo cáo của phân hệ đó cũng ẩn theo.
• Rê chuột lên tên phân hệ: bảng các chứng từ, nghiệp vụ, báo cáo của phân hệ hiện ra bên cạnh. Bấm tên phân hệ: mở danh sách ngay trên thanh bên. Phân hệ của màn hình đang mở luôn mở sẵn.
• Trên điện thoại: nút ☰ ở góc trái để mở menu; chạm tên phân hệ để mở.
• Phân hệ, mục không hiện là do tài khoản của bạn không được phân quyền (hỏi quản trị).

Thứ tự làm việc khi mới dùng

1. Chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ (xem phần Chuyển dữ liệu), hoặc tạo công ty mới ở Hệ thống › Công ty rồi khai số dư đầu kỳ.
2. Kiểm tra thông tin công ty: mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, phương pháp tính giá xuất kho.
3. Nhập chứng từ hằng ngày; duyệt các phiếu nháp ở Chờ duyệt.
4. Cuối tháng, quý: Xử lý cuối kỳ, tờ khai thuế, báo cáo.

Phím tắt

Bấm ? ở bất kỳ màn hình nào (khi không đang gõ trong ô) để hiện bảng này.

Nhập chứng từ

Danh sách chứng từ

• Mở từ menu phân hệ, ví dụ Tiền và ngân hàng › Phiếu chi tiền mặt, Tổng hợp › Phiếu kế toán.
• Lọc theo khoảng ngày (nút nhanh Tháng trước, Tháng này, Quý này, Cả năm), trạng thái, ô Tìm (số, diễn giải, đối tượng; phiếu kho, hóa đơn bán hàng tìm thêm mã, tên hàng, mã công trình, số hóa đơn).
• ↓ ↑ chọn dòng, Enter hoặc nhấp đúp để mở, F2 thêm mới.

Lập phiếu

1. Bấm + Thêm … hoặc F2.
2. Đầu phiếu: ngày (gõ tắt 0211 là 02/11), số phiếu (để trống thì phần mềm tự cấp), đối tượng (gõ mã hoặc tên rồi chọn), diễn giải, TK đầu phiếu (ví dụ phiếu chi: TK Có 1111 cho cả phiếu).
3. Các dòng: diễn giải, tài khoản, số tiền, đối tượng của dòng, thuế suất và tiền thuế (để trống tiền thuế thì phần mềm tự tính), số, ký hiệu, ngày hóa đơn (để lên bảng kê thuế), khoản mục, bộ phận, công trình. Enter sang ô kế tiếp, ở ô cuối thì thêm dòng; Ctrl+Delete xóa dòng.
4. Lưu và ghi sổ (Ctrl+S): vào sổ cái ngay. Lưu nháp (Ctrl+Shift+S): chưa vào sổ, duyệt sau ở Chờ duyệt. Tài khoản không có quyền ghi sổ thì nút chính là Lưu, chờ duyệt.

Phần mềm báo rõ lý do nếu chưa ghi sổ được: thiếu tài khoản, tài khoản là TK tổng hợp (phải chọn TK chi tiết), thiếu đối tượng với TK công nợ, ngày nằm trong kỳ đã khóa sổ…

Sau khi lưu

• Màn hình xem chứng từ (F3 để sửa) có định khoản (các bút toán đã hoặc sẽ vào sổ cái) và các nút In phiếu (phiếu thu, chi A5/A4, phiếu nhập, xuất kho), Nhân bản thành phiếu mới, Sửa, Ghi sổ (phiếu nháp), Bỏ ghi sổ, Hủy chứng từ (giữ lại phiếu nhưng không còn trong sổ cái), Khôi phục về nháp, Xóa, tùy trạng thái và quyền.
• Chứng từ đã phát hành hóa đơn điện tử không sửa, xóa được. Chứng từ có ngày trong kỳ đã khóa sổ (khóa chung hoặc khóa riêng của bạn) không sửa được.
• Chứng từ vật tư (nhập, xuất kho, hóa đơn bán hàng) có thêm vật tư, kho, số lượng, đơn giá: xem phần Kho.

Riêng từng loại: tiền, ngân hàng, sao kê · mua, bán, kho · lập từ hóa đơn XML · tất cả phím tắt.

Chứng từ chờ duyệt

• Tổng hợp › Chứng từ chờ duyệt gom mọi phiếu nháp: phiếu lưu nháp, phiếu lập từ hóa đơn XML, sao kê ngân hàng, điện thoại, giọng nói, trợ lý, API.
• Mỗi phiếu ghi Sẵn sàng (đủ để ghi sổ) hoặc lý do chưa duyệt được (thiếu tài khoản, thiếu vật tư…). Mở phiếu để sửa.
• Đánh dấu các phiếu sẵn sàng rồi bấm Duyệt và ghi sổ. Cần quyền Ghi sổ của loại chứng từ đó.

Số dư, tồn kho đầu kỳ

• Tổng hợp › Số dư đầu kỳ: dư Nợ, dư Có (VND) từng tài khoản; tài khoản công nợ ghi chi tiết theo đối tượng. Tổng Nợ phải bằng tổng Có. Nhập tay, hoặc bấm Tải tệp Excel mẫu, điền rồi nhập ở mục Nhập số dư từ Excel cuối trang. Số dư nguyên tệ của tài khoản ngoại tệ chỉ lấy được khi chuyển từ phần mềm cũ.
• Kho › Tồn kho đầu kỳ: số lượng, giá trị từng vật tư ở từng kho; có nhập Excel. Tổng giá trị phải khớp số dư TK kho (152, 153, 155, 156…).
• Lấy dữ liệu từ phần mềm cũ khác thì số dư, tồn kho đầu năm được lấy tự động.

Tiền, ngân hàng, sao kê

• Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC): tiền mặt 1111. Báo có (BC), báo nợ (BN): tiền gửi ngân hàng; chọn đúng tài khoản ngân hàng chi tiết (1121x).
• Cách lập phiếu, lưu, ghi sổ: xem phần Nhập chứng từ. Lập phiếu nhanh, giọng nói: xem phần Điện thoại.

Nhập sao kê ngân hàng

1. Tiền và ngân hàng › Nhập sao kê: chọn tài khoản ngân hàng và tệp Excel, CSV tải từ internet banking.
2. Lần đầu với mỗi ngân hàng có thể phải chỉ cột ngày, nội dung, tiền vào, tiền ra; phần mềm nhớ cho lần sau.
3. Phần mềm lập báo có, báo nợ nháp, tự nhận đối tượng, tài khoản theo Quy tắc nhận diện (sửa một lần, lần sau tự nhận). Kiểm tra từng dòng rồi duyệt.
4. Các lần nhập: xem lại, xóa lần nhập sai. Đối chiếu ngân hàng: so số dư sao kê với sổ tiền gửi.

Báo cáo, sổ của phân hệ

• Tiền và ngân hàng › Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng (chọn từng tài khoản ngân hàng): nhấp đúp xem chứng từ, F3 sửa.

Mua hàng, bán hàng, kho

Các loại chứng từ

• Mua hàng: NM phiếu nhập mua (Nợ TK kho, thuế 1331 / Có 331, 111, 112); NN phiếu nhập khẩu (ngoại tệ, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, số tờ khai); CP chi phí mua hàng (phân bổ vào phiếu nhập theo giá trị hoặc số lượng); CK chiết khấu, trả lại hàng mua.
• Bán hàng: HD hóa đơn bán hàng (xuất kho, giá vốn tự tính, doanh thu, thuế 33311, phát hành hóa đơn điện tử); TL hàng bán bị trả lại; HV hóa đơn dịch vụ (không xuất kho).
• Kho: PN phiếu nhập kho; PX phiếu xuất kho (xuất cho công trình, chuyển kho); TP nhập thành phẩm (giá lấy từ phần giá thành); LR xuất lắp ráp.

Nhập dòng vật tư

• Gõ mã hoặc tên vật tư, chọn trong gợi ý; kho, tài khoản lấy mặc định theo vật tư, kho (sửa được).
• Xuất kho, bán hàng: đơn giá xuất là giá tạm tính tại ngày chứng từ; giá chính thức tính khi chạy Kho › Tính giá xuất kho (hoặc bước 10 của Xử lý cuối kỳ).
• Xuất quá tồn: mặc định chỉ cảnh báo; muốn chặn thì bật Không cho ghi sổ khi xuất quá tồn ở Kho › Cài đặt kho.

Giá xuất kho, báo cáo

• Phương pháp tính giá xuất (bình quân tháng, bình quân di động, nhập trước xuất trước) đặt ở Kho › Cài đặt kho (hoặc Hệ thống › Công ty); cùng màn hình đó chọn Tính giá riêng từng kho hay một đơn giá chung cho mọi kho.
• Báo cáo của phân hệ Kho: Tồn kho, Tổng hợp nhập xuất tồn, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Đối chiếu kho – sổ cái (giá trị trên thẻ kho phải khớp TK kho trên sổ cái). Tổng hợp nhập xuất tồn, tồn kho: nhấp đúp một vật tư ra sổ chi tiết vật tư; thẻ kho, sổ chi tiết, bảng kê: nhấp đúp xem chứng từ, F3 sửa.
• Báo cáo của phân hệ Mua hàng: Bảng kê hàng mua vào (từng dòng phiếu nhập mua, nhập khẩu, chi phí mua hàng, chiết khấu, trả lại: nhà cung cấp, hóa đơn, mặt hàng, số lượng, tiền hàng, thuế; nhóm theo nhà cung cấp hoặc mặt hàng), Sổ chi tiết công nợ phải trả, Tổng hợp công nợ phải trả (TK 331).
• Báo cáo của phân hệ Bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng (mẫu S16-DNN, S35-DN: doanh thu, giảm trừ, doanh thu thuần, thuế GTGT, giá vốn, lãi gộp từng lần bán; nhóm theo mặt hàng hoặc khách hàng; lấy từ sổ cái TK 511 nên gồm cả doanh thu ghi thẳng trên phiếu thu), Sổ chi tiết công nợ phải thu, Tổng hợp công nợ phải thu (TK 131).
• Ở bảng tổng hợp công nợ, nhấp đúp một nhà cung cấp, khách hàng ra sổ chi tiết của người đó; ở các bảng kê, sổ chi tiết, nhấp đúp xem chứng từ, F3 sửa.

Khách hàng, hợp đồng, nhắc thanh toán

• Khách hàng › Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp): danh sách kèm mã số thuế, liên hệ, số còn phải thu (phải trả), số quá hạn, số đến hạn trong 7 ngày, ngày giao dịch gần nhất. Tìm theo mã, tên, mã số thuế, điện thoại, email, người liên hệ; lọc theo nhóm, tình trạng công nợ; bấm tiêu đề cột để sắp xếp. Bấm tên để mở hồ sơ.
• Hồ sơ của một khách hàng, nhà cung cấp: thông tin liên hệ, người liên hệ (giám đốc, kế toán, người nhận hóa đơn…), hạn thanh toán và hạn mức nợ riêng, việc sắp tới. Các thẻ:
  • Dòng thời gian: mọi chứng từ (bán hàng, mua hàng, thu tiền, chi tiền…), ngày ký hợp đồng, ngày đến hạn các đợt thanh toán, ghi chú, sắp theo thứ tự thời gian, mới nhất trước (bấm Cũ nhất trước để đảo lại). Ô ghi chú ở đầu thẻ: ghi lại cuộc gọi, gặp mặt, nhắc nợ…; đặt Hẹn ngày thì được nhắc đến khi bấm Đánh dấu xong.
  • Hàng hóa, dịch vụ: từng mặt hàng đã bán cho khách, đã mua của nhà cung cấp: số lượng, đơn giá bình quân, tiền hàng, thuế, số lần, lần gần nhất (trả lại, chiết khấu ghi âm). Mặc định chỉ tính chứng từ đã ghi sổ.
  • Hợp đồng: giá trị, đã xuất hóa đơn, đã thu, còn phải thu, lịch thanh toán từng đợt.
  • Chứng từ: danh sách chứng từ, lọc theo loại, trạng thái; ô Thời gian chọn một năm hoặc mọi năm.
  • Công nợ: từng hóa đơn còn nợ, hạn thanh toán, số ngày quá hạn. Nút Thông báo công nợ lập giấy đề nghị thanh toán để in, gửi khách (kèm số tài khoản nhận tiền của công ty).
• Hợp đồng, lịch thanh toán: ghi số, nội dung, giá trị, ngày ký và các đợt thanh toán (tạm ứng, theo tiến độ, quyết toán, bảo hành); gõ tỷ lệ % thì phần mềm tính số tiền theo giá trị hợp đồng. Gắn hóa đơn, phiếu thu, báo có của khách vào hợp đồng (nút Gắn chứng từ vào hợp đồng, hoặc chọn ở cột Hợp đồng khi lập phiếu thu, chi, báo có, báo nợ, phiếu kế toán): phần mềm tự cộng số đã xuất hóa đơn (đã trừ hàng trả lại, giảm giá), đã thu và trừ dần vào các đợt theo ngày đến hạn. Chứng từ thuộc kỳ đã khóa sổ không gắn được: đợt đã thu bằng chứng từ không gắn hợp đồng thì đánh dấu Đã xong khi sửa lịch.
• Nhắc thanh toán: hóa đơn khách đã quá hạn hoặc sắp đến hạn, hóa đơn mình phải trả nhà cung cấp, các đợt hợp đồng, lịch hẹn, trong 7, 15, 30, 60 hoặc 90 ngày tới. Trang Tổng quan hiện tóm tắt khi có khoản quá hạn hoặc đến hạn trong 7 ngày. Hạn của một hóa đơn = ngày hóa đơn + hạn thanh toán riêng của khách (đặt ở thẻ Hạn thanh toán trong hồ sơ) hoặc hạn mặc định (Quản trị › Cài đặt quản trị).
• Tiền khách trả được trừ vào hóa đơn cũ nhất trước (như báo cáo Tuổi nợ); chứng từ chờ duyệt chưa tính vào công nợ.

Hồ sơ thanh toán từng đợt (hợp đồng bán)

Khi một đợt đến hạn, phần mềm tự lập văn bản theo hợp đồng và lịch thanh toán; xong việc thì xem lại được văn bản, hóa đơn, chứng từ thu tiền, bản đã ký của từng đợt.

1. Loại đợt (cột Loại đợt khi sửa lịch thanh toán; để trống thì phần mềm nhận theo nội dung): Tạm ứng → giấy đề nghị tạm ứng; Thanh toán theo nghiệm thu, Quyết toán → biên bản nghiệm thu và giấy đề nghị thanh toán; Hoàn trả tiền giữ lại bảo hành, Khác → giấy đề nghị thanh toán.
2. Điều khoản hồ sơ (trang hợp đồng › Ghi điều khoản): loại công việc (thi công, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: quyết định tên biên bản, cách gọi hai bên), cách tính đề nghị thanh toán, nguồn vốn, công trình, địa điểm, thuế suất, giá đã gồm thuế hay chưa, tỷ lệ thu hồi tạm ứng, giữ lại bảo hành, người ký hai bên, tư vấn giám sát, tài khoản nhận tiền, thời hạn thanh toán, căn cứ nghiệm thu.
   • Theo tỷ lệ từng đợt (hợp đồng tư nhân thường ghi thế, ví dụ 30% tạm ứng, 65% khi nghiệm thu, 5% sau bảo hành): mỗi đợt đề nghị đúng số tiền trong lịch.
   • Theo khối lượng (mẫu dự án vốn đầu tư công, PPP): đề nghị = giá trị nghiệm thu kỳ này + phát sinh (+ thuế nếu giá chưa gồm thuế) − thu hồi tạm ứng − giữ lại bảo hành − giảm trừ khác. Thu hồi mỗi kỳ = giá trị nghiệm thu × tỷ lệ thu hồi (để trống: tạm ứng ÷ 80% giá hợp đồng); khi nghiệm thu lũy kế đạt 80% giá hợp đồng, ở đợt quyết toán và đợt thanh toán cuối thì thu hồi hết (Nghị định 210/2026/NĐ-CP, Điều 12).
3. Bảng khối lượng (tùy chọn, trang hợp đồng › Bảng khối lượng): dán từ Excel các cột nội dung, ĐVT, khối lượng, đơn giá. Biên bản nghiệm thu khi đó có bảng khối lượng theo hợp đồng, lũy kế các kỳ trước, kỳ này (phần mềm gợi ý theo tỷ lệ của đợt), lũy kế đến hết kỳ này.
4. Hồ sơ đợt: bấm số đợt ở lịch thanh toán, hoặc nút Lập hồ sơ ở trang Nhắc thanh toán. Bấm Lập đủ hồ sơ đợt này (hoặc Lập từng văn bản) → xem lại, sửa (số, ngày, nội dung, giá trị nghiệm thu, phát sinh, giảm trừ khác) → In (khổ A4) hoặc Word (tải bản .doc để sửa thêm) → hai bên ký → bấm Chốt: số liệu văn bản đã chốt giữ nguyên, các đợt sau tính tiếp từ số đã chốt. Muốn sửa văn bản đã chốt: Mở lại (cần quyền sửa danh mục).
5. Hóa đơn: nút Lập hóa đơn theo nghiệm thu mở hóa đơn dịch vụ điền sẵn ngày nghiệm thu, nội dung, tiền chưa thuế (tách theo thuế suất), hợp đồng; lưu xong quay về, hóa đơn tự xếp vào đợt. Hóa đơn lập trước đó: chọn ở mục Hóa đơn của hợp đồng chưa xếp vào đợt nào. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 9), hóa đơn xây dựng, lắp đặt lập khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền: phần mềm nhắc khi biên bản đã chốt mà chưa có hóa đơn, hoặc hóa đơn lập sau ngày nghiệm thu.
6. Tiền đã thu của đợt: phiếu thu, báo có gắn hợp đồng chia vào các đợt theo ngày đến hạn (một phiếu có thể chia cho nhiều đợt).
7. Tệp đính kèm: tải lên bản quét văn bản đã ký, hóa đơn, bảo lãnh, ảnh hiện trường (PDF, ảnh, Word, Excel; tối đa 20 MB). Tệp chỉ mở được khi đăng nhập đúng đơn vị; có trong bản sao lưu.
8. Nhắc tuân thủ (nguồn vốn nhà nước): tạm ứng quá 30% giá hợp đồng, thấp hơn mức tối thiểu, tạm ứng trên 01 tỷ đồng chưa ghi bảo lãnh tạm ứng. Văn bản chỉ lập cho hợp đồng bán; hợp đồng mua dùng hồ sơ đợt để lưu hóa đơn, chứng từ trả tiền, bản đã ký do bên bán lập.

Hóa đơn XML mua vào, bán ra

Lập chứng từ từ tệp XML hóa đơn điện tử: hóa đơn mua vào người bán gửi, và hóa đơn bán ra công ty đã xuất qua nhà cung cấp hóa đơn khác. Màn hình: Hóa đơn điện tử › Hóa đơn đầu vào (XML).

1. Công ty phải có mã số thuế (chưa có thì màn hình hiện ô khai MST, có gợi ý): phần mềm dựa vào MST để biết hóa đơn nào là bán ra (người bán là công ty), hóa đơn nào là mua vào.
2. Tải hóa đơn lên: chọn hoặc kéo thả tệp .xml, .zip (tối đa 100 tệp mỗi lần). Quản trị có thêm Đọc từ thư mục trên máy chạy phần mềm: gõ thư mục chứa hóa đơn, chọn khoảng ngày hóa đơn, gồm cả thư mục con. Hóa đơn đã có thì tự bỏ qua.
3. Mỗi hóa đơn có mã chứng từ và định khoản đề xuất, sửa được ngay trên dòng:
   • Bán ra → HD hóa đơn bán hàng: Nợ 131 / Có doanh thu theo vật tư, thuế 33311, xuất kho, giá vốn; mặt hàng dịch vụ (vận chuyển, thi công…) ghi 5113.
   • Mua vào có hàng khớp vật tư tồn kho → NM phiếu nhập mua. Nhà cung cấp chưa có thì tự thêm (mã là MST). Mặt hàng chưa có trong danh mục thì tự tạo mã vật tư theo tên, đơn vị tính trên hóa đơn (mã VT00001…, hoặc tiếp nếp mã đang dùng như XML0000235 của phần mềm cũ; nhóm HDDT để rà lại tên, loại). Không tự tạo cho dòng dịch vụ (vận chuyển, lắp đặt…: ghi TK Nợ chi phí), dòng không có số lượng, tên trùng nhiều vật tư. Tắt ở Hóa đơn điện tử › Cấu hình, bỏ chọn Tự tạo mã vật tư.
   • Mua chi phí, dịch vụ → PK phiếu kế toán: Nợ chi phí, 1331 / Có 331.
4. Đánh dấu các hóa đơn rồi bấm Lập chứng từ nháp cho hóa đơn đã chọn; hoặc bấm Xem để lập từng hóa đơn (chọn ngày hạch toán, gộp dòng theo thuế suất…).
5. Hóa đơn bán ra lỡ hạch toán như hóa đơn mua vào (thành PK): màn hình báo, bấm Xem và chuyển sang hóa đơn bán ra (HD): phiếu cũ được bỏ ghi sổ, xóa, lập lại thành HD nháp.
6. Khớp mặt hàng với vật tư (cũng dùng cho phiếu nháp lập trước khi có tự tạo mã, trên lưới phiếu tên hàng trên hóa đơn hiện chữ nghiêng màu cam): tên hàng trên hóa đơn chưa khớp danh mục vật tư thì chọn vật tư cho từng tên hàng một lần (bấm vật tư gợi ý, gõ tìm, hoặc tích Tạo mới); phần mềm áp dụng cho mọi chứng từ nháp và lần sau tự khớp. Xem kỹ gợi ý: tên rất giống nhưng có thể khác quy cách (độ dày, kích thước).
7. Duyệt các chứng từ nháp ở Chờ duyệt.

Phát hành hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử › Nhà cung cấp, mẫu hóa đơn: khai nhà cung cấp, mẫu số, ký hiệu. Hiện chỉ nhà cung cấp Thử nghiệm phát hành được (bấm Tạo nhanh bản thử nghiệm; không gửi cơ quan thuế). VNPT, Viettel, MISA, BKAV, M-Invoice, AZInvoice, MobiFone, FPT mới có khung khai báo, nhãn Chưa kết nối API: cần tài liệu API và tài khoản do nhà cung cấp cấp mới kết nối được.
• Trên chứng từ bán hàng đã ghi sổ (HD, HV) bấm Phát hành HĐĐT. Danh sách hóa đơn đã phát hành: Hóa đơn điện tử › Hóa đơn bán ra.
• Khách hàng cần mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn (khai ở danh mục đối tượng).
• Chứng từ đã phát hành hóa đơn thì không sửa, xóa được. Hóa đơn sai: hủy ở Hóa đơn bán ra; hóa đơn điều chỉnh, thay thế làm trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn.

Tài sản cố định, công cụ dụng cụ

• Tài sản › Tài sản cố định: thêm tài sản (nguyên giá, ngày bắt đầu khấu hao, số tháng, TK nguyên giá, khấu hao, chi phí, bộ phận, công trình); ghi tăng, ghi giảm, thanh lý. Khấu hao đường thẳng (mặc định) hoặc số dư giảm dần có điều chỉnh, tính tròn ngày; tài sản không trích khấu hao thì chọn Không trích khấu hao.
• CCDC, chi phí trả trước: phân bổ dần theo tháng; công cụ dụng cụ tối đa 36 tháng (chi phí trả trước khác quá 36 tháng thì chỉ cảnh báo).
• Tính khấu hao, phân bổ mỗi tháng (hoặc bước 20 của Xử lý cuối kỳ): phần mềm lập chứng từ tự động (TD). Đối chiếu sổ cái: giá trị trên sổ tài sản khớp sổ cái.
• Báo cáo: sổ, thẻ TSCĐ, bảng tính khấu hao, bảng phân bổ CCDC. Có nhập Excel, lấy từ phần mềm cũ.

Lương, bảo hiểm, thuế TNCN

1. Lương › Nhân viên: hồ sơ, người phụ thuộc, lương, phụ cấp, bảo hiểm (nhập Excel được). Loại phụ cấp, Cấu hình lương (vùng lương, ngày công chuẩn, kinh phí công đoàn, tỷ lệ TNLĐ-BNN riêng, TK hạch toán; tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN lấy theo quy định hiện hành).
2. Chấm công theo tháng (nhập tay hoặc Excel).
3. Bảng lương: tính theo công thức từng cột (Công thức bảng lương), bảo hiểm theo mức đóng và mức trần, thuế TNCN theo biểu hiện hành (từ năm 2026: 5 bậc).
4. Cuối tháng: hạch toán lương ở bước 25 của Xử lý cuối kỳ; lập phiếu chi hoặc báo nợ trả lương (nháp).
5. Báo cáo: in bảng lương, phiếu lương, bảo hiểm phải nộp, tờ khai 05/KK-TNCN, quyết toán 05/QTT-TNCN, thu nhập năm từng người.

Giá thành, công trình

• Ghi công trình trên từng dòng chứng từ chi phí (vật tư xuất, nhân công, máy, chi phí chung) để tập hợp đúng.
• Giá thành › Kịch bản giá thành: yếu tố chi phí, quy tắc tài khoản, khoản mục, tiêu thức phân bổ chi phí chung, đánh giá dở dang; công trình xây lắp ghi giá vốn khi bàn giao, theo doanh thu, hoặc theo tỷ lệ trên doanh thu.
• Dở dang đầu năm; Tính giá thành theo kỳ (hoặc bước 40 của Xử lý cuối kỳ).
• Báo cáo: thẻ tính giá thành, tổng hợp chi phí theo công trình, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, lãi lỗ theo công trình.

Thuế GTGT, thuế TNDN

• Bảng kê mua vào, bán ra: lấy từ số, ký hiệu, ngày hóa đơn ghi trên dòng chứng từ; cảnh báo hóa đơn từ 5 triệu trả tiền mặt hoặc chưa trả, MST sai, trùng, khai muộn.
• Tờ khai 01/GTGT (mẫu theo kỳ: TT80/2021 hoặc TT89/2026): lập, lưu từng lần khai, in, xuất Excel để đối chiếu khi khai trên HTKK, eTax. Khấu trừ thuế GTGT: bút toán khấu trừ cuối kỳ (bước 30 của Xử lý cuối kỳ).
• Thuế TNDN: Quyết toán thuế TNDN (03/TNDN kèm 03-1A, 03-2 chuyển lỗ; điều chỉnh tăng, giảm có gợi ý từ số liệu); Tạm nộp thuế TNDN theo quý (kiểm tra mức 80%).
• Tổng quan thuế: hạn nộp, số phải nộp các kỳ. Phần mềm chưa xuất tệp XML để nộp thẳng lên eTax.

Cuối kỳ, khóa sổ, báo cáo tài chính

1. Tổng hợp › Xử lý cuối kỳ: chạy lần lượt tính giá xuất kho (bước 10), khấu hao, phân bổ (20), hạch toán lương (25), khấu trừ thuế GTGT (30), tính giá thành (40), kết chuyển lãi lỗ (90). Các phiếu sinh ra là chứng từ tự động (TD); sửa số liệu rồi chạy lại thì phiếu được lập lại.
2. Báo cáo › Báo cáo tài chính: theo TT133 (B01a-DNN, B02-DNN, B03-DNN, F01-DNN) hoặc TT99 (B01-DN, B02-DN, B03-DN), có bảng kiểm tra cân. Năm trước có trên phần mềm thì cột năm trước tự lấy.
3. Hệ thống › Năm tài chính, khóa sổ: khóa đến ngày nào thì không ai thêm, sửa, xóa chứng từ có ngày từ ngày đó trở về trước. Quản trị, kế toán trưởng lùi ngày khóa được khi cần sửa.
4. Tổng hợp › Chuyển số dư sang năm sau: tạo năm mới, mang số dư cuối năm sang làm số dư đầu năm.

Sổ sách, báo cáo

• Báo cáo của từng phân hệ nằm ngay trong phân hệ đó: sổ quỹ, sổ tiền gửi ở Tiền và ngân hàng; công nợ phải trả ở Mua hàng; công nợ phải thu ở Bán hàng; bảng kê phiếu nhập, xuất, nhập xuất tồn ở Kho; tài sản, lương, giá thành, thuế ở phân hệ tương ứng.
• Phân hệ Báo cáo giữ sổ kế toán tổng hợp: bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản (mọi TK), bảng kê chứng từ, báo cáo tài chính. Báo cáo › Tất cả báo cáo: mục lục mọi báo cáo theo phân hệ (chỉ hiện báo cáo của các phân hệ bạn được xem).
• Chọn kỳ (tháng, quý, năm, khoảng ngày tùy chọn), bấm Xem báo cáo; có In (F7) và Xuất Excel.

Xem chi tiết, sửa chứng từ ngay trên sổ (như phần mềm cũ)

1. Bảng cân đối số phát sinh (cả bảng cân đối tài khoản trong Báo cáo tài chính): nhấp đúp vào dòng tài khoản, hoặc dùng ↑ ↓ chọn dòng rồi Enter (F9): mở sổ cái tổng hợp theo tài khoản đối ứng của tài khoản đó, cùng kỳ: số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, Có với từng tài khoản đối ứng, số dư cuối kỳ.
2. Nhấp đúp một tài khoản đối ứng: mở các chứng từ giữa hai tài khoản đó.
3. Ở dòng chứng từ: nhấp đúp (Enter) để xem chứng từ, F3 để sửa ngay. Lưu xong (Ctrl+S) phần mềm quay về đúng dòng đó, số liệu đã tính lại.
4. Esc (hoặc nút ← Quay ra): về màn hình trước, đúng dòng đã chọn. Đang sửa chứng từ mà đã thay đổi thì phần mềm hỏi trước khi thoát.

• Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả: nhấp đúp một đối tượng để mở sổ chi tiết công nợ của đối tượng đó. Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chung, bảng kê chứng từ: nhấp đúp xem, F3 sửa chứng từ.
• Sổ cái có hai cách xem: Tổng hợp theo TK đối ứng và Từng chứng từ (mẫu sổ cái có số dư từng dòng).

Báo cáo quản trị

• Quản trị: tổng quan (chỉ số, biểu đồ, hạn thuế), kết quả kinh doanh 12 tháng, doanh thu, chi phí theo bộ phận, công trình, khoản mục, khách hàng, mặt hàng, lãi gộp, tuổi nợ phải thu, phải trả, dòng tiền thực tế và dự báo, ngân sách – thực hiện.
• Báo cáo tự thiết kế: tự đặt dòng, cột, công thức; có mẫu sẵn; xuất, nhập mẫu để dùng cho công ty khác.

Danh mục, nhập xuất Excel

• Hệ thống tài khoản: mở TK chi tiết, ngừng dùng (TK đã có số liệu không xóa được), đánh dấu theo dõi đối tượng, ngoại tệ.
• Đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên): mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn điện tử. Vật tư: đơn vị tính, TK kho, doanh thu, giá vốn, thuế suất bán. Kho, khoản mục phí, bộ phận, sản phẩm, công trình, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, thuế suất GTGT (theo ngày hiệu lực).
• Excel (danh mục Đối tượng, Vật tư hàng hóa): Xuất Excel ra danh sách, sửa rồi Nhập từ Excel; hoặc Tải file mẫu để điền mới. Mã đã có thì cập nhật, mã mới thì thêm; có thể bỏ qua các dòng lỗi.
• Ô tìm không cần gõ dấu: dai cat tìm được "Đại Cát".
• Gộp mã (quản trị, kế toán trưởng): một vật tư, đối tượng, kho, nhóm, khoản mục, bộ phận, công trình, hợp đồng, tài khoản ngân hàng có hai mã (mã tự tạo từ hóa đơn XML trùng mã đang có, mã gõ sai) thì bấm Gộp mã ở danh sách, hoặc Gộp vào mã khác… trên trang sửa. Chọn mã bị gộp và mã giữ lại, bấm Xem trước: phần mềm liệt kê số chứng từ, bút toán, sổ kho, số dư sẽ chuyển; số dư, tồn đầu kỳ trùng thì cộng dồn; thông tin mã giữ lại còn trống thì lấy của mã bị gộp. Bấm Gộp (nên để chọn sao lưu trước): số liệu chuyển sang mã giữ lại, mã bị gộp bị xóa; lần nhập lại từ phần mềm cũ, nhập Excel, hóa đơn XML có mã cũ dùng mã giữ lại. Không gộp được khi hai vật tư khác đơn vị tính hoặc TK kho, khi số liệu nằm trong kỳ đã khóa sổ (mở khóa, gộp rồi khóa lại).
• Gộp TK (Hệ thống tài khoản › Gộp TK, hoặc Gộp vào TK khác… trên trang sửa TK): gộp TK chi tiết vào TK chi tiết cùng chế độ, cùng theo dõi đối tượng / ngoại tệ. Mọi bút toán, chứng từ, số dư, tài sản, cài đặt dùng TK cũ chuyển sang TK giữ lại; TK do bạn mở thì xóa, TK theo chế độ thì ngừng sử dụng.

Lấy dữ liệu từ phần mềm cũ khác

Đọc được dữ liệu dạng tệp DBF của các phần mềm kế toán cũ đang dùng. Phần mềm chỉ đọc, không ghi gì vào dữ liệu phần mềm cũ; không chuyển mật khẩu.

1. Tiện ích › Lấy dữ liệu từ phần mềm cũ khác, gõ thư mục:
   • thư mục dữ liệu có hai thư mục con Profile, Data (ví dụ D:\Phanmem\PMKTOAN\PMKTOAN\ACCOUNT);
   • hoặc thư mục chương trình của từng công ty, có tệp chạy chương trình (.exe) và thư mục DATA (ví dụ D:\Phanmem\PMTHUYDUONG\PMTHUYDUONG).
   Bấm Đọc danh sách công ty.
2. Chọn công ty, năm lấy số dư cuối năm (bên phần mềm cũ), năm làm số dư đầu năm (phần mềm mới), chế độ kế toán. Bấm Đọc thử để xem trước số liệu, cảnh báo, rồi mới Nhập. Nhập lại nhiều lần vẫn an toàn: danh mục đã sửa ở phần mềm mới được giữ.
3. Ánh xạ tài khoản phần mềm cũ: tài khoản cũ chuyển sang tài khoản nào theo chế độ mới. Dòng cần xem và tài khoản cũ rơi vào TK tổng hợp phải chọn TK chi tiết.
4. Chuyển chứng từ các năm trước (mục 3 trên màn hình nhập): chọn các năm, phần mềm chuyển từng năm, đối chiếu sổ cái từng tài khoản, từng tháng với phần mềm cũ và khóa sổ năm cũ.
5. Đối chiếu với phần mềm cũ, Chạy song song với phần mềm cũ (nhập cùng một kỳ ở cả hai phần mềm rồi so) ở menu Tiện ích; Kho › Sổ kho năm cũ.

Người dùng, phân quyền, bảo mật

Người dùng (quản trị)

• Hệ thống › Người dùng, phân quyền: thêm người dùng (đặt mật khẩu tạm, người dùng phải đổi ở lần đăng nhập đầu), sửa họ tên, email, điện thoại, khóa, mở tài khoản, đặt lại mật khẩu tạm, mở khóa đăng nhập; cấp, bỏ quyền vào từng công ty với vai trò Quản trị, Kế toán trưởng, Kế toán viên, Chỉ xem.
• Đăng ký chờ duyệt: người dùng tự gửi yêu cầu từ trang đăng nhập; quản trị chọn công ty, vai trò rồi duyệt, hoặc từ chối kèm lý do. Quản trị hệ thống tắt, mở đăng ký ở Hệ thống › Cài đặt bảo mật.

Phân quyền chi tiết (như phần mềm cũ)

• Nút Phân quyền chi tiết ở từng công ty của người dùng. Vai trò là khuôn mặc định, rồi chỉnh:
• Lưới loại chứng từ × quyền: Xem (danh sách, xem, in) · Thêm (gồm nhân bản, phiếu nháp từ hóa đơn XML, sao kê, điện thoại, trợ lý, API) · Sửa · Xóa · Ghi sổ (gồm duyệt, bỏ ghi sổ, hủy, khôi phục). Sửa chứng từ đã ghi sổ cần cả quyền Ghi sổ.
• Ẩn phân hệ: phân hệ biến khỏi menu, mở thẳng đường dẫn cũng bị chặn.
• Sửa danh mục được hay không; khóa sổ riêng đến ngày: người này không thêm, sửa, xóa, ghi sổ chứng từ từ ngày đó trở về trước.

Mật khẩu, nhật ký

• Mật khẩu ít nhất 8 ký tự, không quá phổ biến, không toàn chữ số, không giống tên đăng nhập, họ tên, email. Đổi ở ô tên viết tắt góc phải. Phiên đăng nhập hết hạn sau 12 giờ.
• Nhật ký đăng nhập: đăng nhập, gõ sai, tạm khóa, đăng xuất, máy (IP), trình duyệt. Nhật ký thao tác: thay đổi người dùng, quyền, mật khẩu, duyệt đăng ký, xóa, bỏ ghi sổ, hủy chứng từ, đổi ngày khóa sổ.
• Token API: mã truy cập cho ứng dụng điện thoại, trợ lý AI, chương trình khác.

Điện thoại, nói để lập phiếu

• Mở địa chỉ mạng nội bộ trên điện thoại (máy cài phần mềm chạy chay_lan.bat, điện thoại cùng Wi-Fi). Màn hình tự chuyển sang giao diện điện thoại, thanh dưới cùng: Tổng quan, Lập phiếu, Chờ duyệt, Tra cứu, Trợ lý.
• Lập phiếu nhanh: thu, chi, chuyển khoản kèm ảnh chụp chứng từ. Nói hoặc gõ một câu: “chi 500 nghìn tiền điện hôm qua”, “nhận chuyển khoản của Hòa Hợp 20 triệu”; phần mềm hiểu loại phiếu, số tiền, ngày, đối tượng, tài khoản, bạn xem lại rồi lưu nháp.
• Nút micro, cài như ứng dụng cần HTTPS (chạy online); qua mạng nội bộ dùng micro trên bàn phím điện thoại. Hướng dẫn cài: Tiện ích › Cài lên điện thoại.
• Mọi phiếu lập từ điện thoại là nháp, kế toán duyệt mới ghi sổ.

Trợ lý

• Nút Trợ lý góc phải dưới, hoặc Trợ lý › Hỏi trợ lý: hỏi số dư, công nợ, tồn kho, doanh thu, hạn nộp thuế; nhờ lập phiếu (thành phiếu nháp sau khi bạn bấm xác nhận).
• Nhắc việc: hạn nộp thuế, bảo hiểm, quyết toán năm; phiếu nháp chờ duyệt, dòng sao kê, hóa đơn XML, ảnh hóa đơn chưa xử lý.
• Đọc ảnh hóa đơn (cần bật trợ lý AI; ảnh, PDF được gửi tới dịch vụ AI): chụp, tải ảnh hoặc PDF hóa đơn thành phiếu nháp. Hóa đơn có tệp XML thì dùng Hóa đơn đầu vào (XML), không cần AI.
• Mặc định trợ lý trả lời theo quy tắc trong phần mềm, không gửi gì ra ngoài. Trợ lý AI đầy đủ chỉ chạy khi quản trị hệ thống bật và nhập khóa ở Trợ lý › Cài đặt trợ lý AI; trang đó ghi rõ dữ liệu nào được gửi đi.

Cài đặt, mạng nội bộ, sao lưu, cập nhật

• Cài lần đầu: cài Python (tải Python install manager ở python.org/downloads, rồi mở Command Prompt gõ py install 3.15; bộ cài kiểu cũ thì tích “Add python.exe to PATH”), nhấp đúp cai_dat.bat, rồi chay.bat; lần đầu trang tạo tài khoản quản trị hiện ra.
• Chuyển sang máy khác: dùng bản chạy ngay (KETOAN_MOI_chay_ngay_….zip, có sẵn Python trong thư mục python, không cần cài Python, không cần Internet): giải nén, chép thư mục data của máy cũ vào cạnh chay.bat nếu muốn dùng tiếp sổ sách, rồi nhấp đúp chay.bat. Chi tiết: tệp HUONG_DAN_CAI_DAT.txt. Sau khi chép, hai máy là hai bộ sổ riêng; nhiều máy cùng dùng một bộ sổ thì chạy chay_lan.bat ở máy giữ số liệu.
• Cập nhật bản mới (từng phần): phần mềm chia theo phân hệ, gói cập nhật KETOAN_MOI_capnhat_<bản cũ>_<bản mới>.zip chỉ có những tệp đã đổi. Chép gói vào thư mục _capnhat (cạnh chay.bat), đóng cửa sổ đen, nhấp đúp cap_nhat.bat: phần mềm kiểm tra đúng bản đang cài, giữ lại tệp cũ rồi chỉ chép tệp mới, không đụng số liệu. Mở lại chay.bat; bản mới đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu thì phần mềm tự sao lưu rồi cập nhật khi mở. Trả lại bản trước: cap_nhat.bat --phuc-hoi. Bản đang chạy, phân hệ nào đổi ở bản nào, lịch sử cập nhật: Hệ thống › Phiên bản, cập nhật. Gói đầy đủ KETOAN_MOI_dot….zip chép vào _capnhat cũng cập nhật được bằng cap_nhat.bat.
• Mạng nội bộ: chay_lan.bat; máy cài phần mềm phải bật trong giờ làm việc.
• Sao lưu tự động: mỗi ngày phần mềm tự sao lưu một bản (lúc mở phần mềm nếu hôm nay chưa có, và trong lúc đang chạy) vào thư mục data\sao_luu, giữ 30 bản gần nhất. Phần mềm đang chạy, đang có người nhập vẫn sao lưu đúng. Mỗi bản là một tệp zip chứa số liệu của mọi đơn vị, tài khoản đăng nhập và tệp đính kèm.
• Hệ thống › Sao lưu dữ liệu (quản trị hệ thống): Sao lưu ngay trước việc quan trọng; Tải về một bản để cất vào USB; đặt Thư mục lưu thêm (ổ đĩa khác, USB, thư mục Google Drive) để mỗi bản mới tự chép thêm vào đó. Lâu chưa có bản mới thì trang Tổng quan nhắc.
• Khôi phục: ở dòng bản sao lưu bấm Khôi phục, đánh dấu ô xác nhận. Phần mềm tự sao lưu số liệu hiện tại trước (loại «Trước khi khôi phục») nên chọn nhầm vẫn quay lại được; khôi phục xong mọi người đăng nhập lại. Số liệu ở máy khác: Tải lên tệp zip rồi bấm Khôi phục ở dòng đó.
• Cách cũ vẫn dùng được: tắt phần mềm rồi chép cả thư mục data\ sang nơi khác.
• Chạy online (website): trên máy chủ thuê (VPS) chạy bash cai_may_chu.sh tên-miền là cài xong, có HTTPS tự động; máy chủ tự sao lưu hằng đêm. Chuyển số liệu từ máy tính: ở máy tính bấm Sao lưu ngay rồi Tải về, trên website vào Hệ thống › Sao lưu dữ liệu › Chuyển số liệu từ máy tính lên, tải tệp đó lên; xong đăng nhập bằng tài khoản như ở máy tính. Mật khẩu kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải nhập lại trên website.

Các đơn vị, phân hệ theo đơn vị

Một bản cài (máy chủ chung) chứa được nhiều đơn vị. Mỗi đơn vị có số liệu, người dùng và các phân hệ được dùng riêng; người dùng chỉ thấy đơn vị được giao. Trang Hệ thống › Các đơn vị chỉ quản trị hệ thống thấy.

• Danh sách đơn vị: mã, tên, MST, số người dùng, số phân hệ đang dùng, năm mới nhất, số chứng từ, lần sửa cuối, trạng thái. Nút Làm việc chuyển sang đơn vị đó.
• Thêm đơn vị: thông tin, chế độ kế toán, năm tài chính đầu tiên, các phân hệ đơn vị dùng, người quản trị đơn vị (tài khoản có sẵn). Phần mềm tự nạp hệ thống tài khoản theo chế độ.
• Phân hệ đơn vị dùng: bỏ chọn phân hệ đơn vị không dùng (chưa mua). Phân hệ đó không hiện trên menu, mở thẳng đường dẫn bị chặn, chứng từ của nó không lập được (kể cả qua API, điện thoại, trợ lý), bước cuối kỳ của nó tự bỏ qua, với mọi người của đơn vị kể cả quản trị hệ thống. Phần lõi (Tổng hợp, Báo cáo, Danh mục, Hệ thống) luôn dùng. Số liệu cũ của phân hệ vẫn giữ, bật lại là thấy.
• Tạm khóa: bỏ chọn «Đang dùng»; người dùng của đơn vị không vào được, số liệu giữ nguyên. Đánh dấu lại để mở.
• Người dùng của đơn vị: thêm tài khoản có sẵn vào đơn vị với vai trò; người có vai trò Quản trị tự quản lý người dùng, phân quyền của đơn vị mình (Người dùng, phân quyền) và chỉ ẩn thêm được các phân hệ đơn vị đang dùng.